APPROUVER SES COMPTES ET « TENIR » UNE ASSEMBLEE EN PERIODE DE CONFINEMENT

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APPROUVER SES COMPTES ET « TENIR » UNE ASSEMBLEE EN PERIODE DE CONFINEMENT

Par Hortense de Saint Remy, Avocat associé,
et Morgane Brunaud, Avocat


En cette période de confinement beaucoup d’entre vous voient l’échéance d’approbation des comptes approcher et se demandent comment tenir une assemblée dans ces conditions surtout lorsque la visioconférence n’a pas été prévue par les statuts.

Deux Ordonnances prises en application de la Loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19 apportent des solutions :

  • L’Ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 adapte les règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations que les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé sont tenues de déposer ou publier dans le contexte de l’épidémie de covid-19
  • L’Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 adapte les règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19
  1. Qui est concerné ?

 « Les personnes morales et les entités dépourvues de personnalité morale de droit privé » c’est-à-dire les sociétés civiles et commerciales, groupements d’intérêt économique, coopératives, mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles, sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle, instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale, caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel, fonds, associations, fondations, sociétés en participation.

 

  1. Prorogation des délais d’approbation des comptes

Les délais d’approbation des comptes sont prorogés de 3 mois.

Dans les SA à Directoire et Conseil de Surveillance, le Directoire dispose de 3 mois supplémentaires pour présenter les comptes au Conseil de surveillance aux fins de vérification et de contrôle, soit un délai de 6 mois au total depuis la clôture de l’exercice.

Attention, pas de prorogation si votre Commissaire aux comptes avait déjà émis son rapport avant le 12 mars 2020.  

  1. Convocation électronique, tenue des Assemblées par téléconférence ou visioconférence

 

  • Quelles « assemblées »

 Tous types d’assemblées : les assemblées générales des actionnaires, associés, membres, sociétaires ou délégués, les assemblées spéciales, les assemblées des masses – et l’ensemble des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction – tels que, par exemple, les conseils d’administration, conseils de surveillances et directoires.

Le dispositif est applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020.

  • Organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction

Les délibérations des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction pourront être adoptées par consultation écrite, conférence téléphonique ou audiovisuelle sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer

  • Assemblées

 

  • Tenue des assemblées par consultation écrite / vote par correspondance / téléconférence / visioconférence

Si à la date de la convocation, le lieu de réunion de l’assemblée est affecté par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires, l’organe chargé de la convoquer peut décider que cette assemblée se tiendra sans la présence physique des personnes devant y assister.

Plusieurs moyens sont alors envisageables :

  • Consultation écrite dès lors que cette modalité est prévue par le droit commun régissant le groupement considéré et sans qu’une clause des statuts ou du contrat d’émission soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer ;
  • Vote par procuration ou par correspondance si prévus par les textes ou vos statuts
  • Vote par téléconférence ou visioconférence et ce même si vos statuts (ou le contrat d’émission) ne l’ont pas prévu ou s’y opposent  

Attention, en cas de recours aux dispositifs de conférence téléphonique ou audiovisuelle, les moyens techniques mis en œuvre doivent transmettent au moins la voix des participants et permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations.

 

  • Convocation par tous moyens

Lorsque l’organe chargé de convoquer l’assemblée fait le choix d’un mode alternatif de tenue de celle-ci, il en informe les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister (CAC par exemple) par tout moyen permettant d’assurer leur information effective en leur communiquant la date et de l’heure de l’assemblée, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble de leurs droits (droit de communication, droit de vote…)

  • Quid des assemblées déjà convoquées « physiquement » ?

Si vous aviez déjà adressé les convocations en vue de la réunion d’une assemblée « physique » il est possible de tenir finalement celle-ci hors la présence de ses membres à la séance ou de l’un des modes alternatifs de participation.

Il convient d’en informer les participants soit par voie de communiqué dans les sociétés cotées, soit par tous moyens permettant d’assurer l’information effective dans les autres sociétés.

Pour davantage d’informations mbrunaud@avens.fr, salix@avens.fr ou hsaintremy@avens.fr

Date de mise à jour  : 01/04/2020